Metodología de Transformación Digital

ÍNDICE METODOLOGÍA

1. Introducción.
2. Objetivos.
3. Organización del Proyecto.
4. Plan de Proyecto.
5. Términos y Condiciones Generales

1) Introducción

La convergencia de las Tecnologías de Información (TI) y su impacto en la estructura de una organización, la integración de la información y la utilización del contenido multimedia y redes de comunicación, permiten una mirada distinta de hacer las cosas en las actividades diarias.

La metodología de implementación propuesta por I2T para soluciones basadas en tecnología, está diseñada para acompañar a las pequeñas y medianas empresas en en el camino de la transformación digital de sus procesos de negocio.

2) Objetivos

a) Objetivo General

• Facilitar una propuesta de trabajo basada en la implementación agil, que aborde la integración de una solución de software con los procesos del negocio

b) Objetivos Específicos

• Definir el diseño de solución alineado con los procesos del cliente y sus expectativas de cambio.
• Garantizar el trabajo colaborativo, mediante un equipo de trabajo Cliente-Consultora, con compromisos claramente definidos en cada etapa del proceso.
• Lograr coherencia entre los requisitos y necesidades de la organización, y las propuestas de solución para lograr los resultados esperados.
• Gestionar la implantación de la solución, mediante entregas parciales
• Colaborar en la identificación y gestión de los riesgos relacionados con el proceso de cambio

c) ¿Qué sugerimos para empezar?

• Establecer el objetivo del proyecto y el alcance del cambio esperado 
• Tener en cuenta que la mejor implementación adopta soluciones estándares y probadas que economizan tiempo y recursos económicos y minimizan el riesgo de incidencias al momento de comenzar su uso
• Designar un único punto de contacto con la Consultora que será responsable de liderar el proyecto y tomar las decisiones que permitan lograr los resultados esperados.

3) Organización del Proyecto

El equipo del proyecto se formará con personal del cliente y de la consultora, quienes  deberán designar responsables para trabajar en conjunto hacia una implementación exitosa y en tiempo. 

Ambos planearán el proyecto, seleccionarán los recursos y monitorearán el progreso del proyecto.

Sugerencia equipo  del cliente

• Gerente de Proyecto Responsable de planificación, ejecución y monitoreo de proyecto. Toma
  decisiones.
• Responsables áreas Encargados de la adaptación y transformación de procesos a implementar /
  migrar.
• Líder de cambio Responsable del cambio en la empresa. Adaptación a nuevos procesos de
  usuarios finales.
• Referente técnico Responsable de asegurar la infraestructura tecnológica para una correcta
  implementación.
• Usuarios claves y finales Representantes de cada área, que serán luego capacitadores de los
  usuarios finales.

Equipo de i2T.

• Gerente de proyecto Líder de equipo y responsable del proyecto con el par en el cliente.
• Consultores Funcionales
• Responsables de la configuración de los procesos a implementar.
• Consultores técnicos Responsables de asesorar al cliente en la infraestructura de hardware.
  

4) Plan de Proyecto – Etapas

Organización del proyecto se definen los alcances generales, se limitan los procesos y funcionalidades a implementar, se identifica al responsable por parte del cliente, y se arman los equipos del cliente y de la consultora. Se genera una planificación y se estima el tiempo a transitar durante todo el proceso. 

• Inicio: Se realizarán reuniones exploratorias entre consultores de i2T y responsables de áreas del cliente para evaluar como puede la solución tecnológica resolver las necesidades y objetivos fijados 

¿qué es un GAP (brecha)? 

Son diferencias entre un objetivo o necesidad del proyecto y la capacidad que tiene la solución tecnológica para resolverlo. El responsable del cliente deberá analizar si para ese objetivo es necesario adaptar el proceso, cambiarlo, o resolverlo sin asistencia de la solución tecnológica, buscando un camino alternativo

Los GAP’s funcionales y técnicos detectados, deberán ser analizados por el responsable del cliente y , en caso de requerirlo, podrán ser presupuestados por la consultora para su evaluación

• Despliegue: se configurarán los sistemas a partir de lo acordado en las reuniones exploratorias de la fase anterior. Se realizará una reunión para evaluar el comportamiento del sistema y  realizar los ajustes necesarios hasta lograr su aprobación final. .
• Entrenamiento Se entrenará a los usuarios claves en las funcionalidades de la solución y su comportamiento a partir de la configuración realizada. Los usuarios claves del cliente, posteriormente, serán los responsables de coordinar y capacitar a los usuarios finales
• Soporte a Usuarios: En el momento que el cliente comienza a utilizar el producto final, se realizarán jornadas de asistencia para asegurar su buen funcionamiento y usabilidad.

5) Términos y Condiciones generales.

De la gestión del cambio :

• El cliente es responsable de todas las actividades de gestión del cambio, incluyendo, pero no limitado a las
  siguientes actividades:
  • Preparación del negocio para puesta en marcha.
  • Diseño y ejecución de capacitaciones a usuarios finales en el sistema y en los nuevos procesos.
  • Seguimiento día a día de los recursos del cliente y comunicación de avances a los involucrados.

De la gestión de los riesgos:

• El cliente es responsable de gestionar los riesgos devenidos del avance del proceso de implementación y
  cambio en la organización, para situaciones tales como:
  • Falta de capacidades y habilidades de los usuarios para adaptarse a los cambios y entregas de
    documentos tardíos.
  • Falta de involucramiento y motivación de los usuarios claves.
  • Rotación del personal.
  • Relevamiento incompleto que lleva a una implementación parcial, o que no satisface las necesidades
    del cliente.
  • Capacidad tecnológica para llevar adelante la implementación del software, debido a la disponibilidad
    limitada de recursos internos.

De los términos y tiempos del proyecto:

• La ejecución del Proyecto se realizará en las oficinas de i2T. Cualquier necesidad de viajes queda fuera de
  alcance y sus gastos relacionados deberán ser cubiertos por EL CLIENTE.
• Cualquier situación o condición que modifique aspectos técnicos u operativos, o que impacte en el
  cronograma, equipo o entregables del proyecto que sean imputables a EL CLIENTE será considerado
  como “Cambio en el Alcance”.
• Cuando sea requerido, el trabajo remoto será coordinado por las gerencias del Proyecto de acuerdo con el
  plan de actividades desarrollado en cada fase.
• En la eventualidad que el proyecto sea suspendido temporalmente, por el lapso mínimo de dos (2) semanas, por alguna causa imputable a EL CLIENTE, i2T se reserva el derecho de reasignar los consultores propuestos en este proyecto a cualquier otra actividad que i2T considere pertinente. Así mismo i2T requerirá de al menos 2 semanas para notificar al equipo de proyecto el reinicio de las actividades.
• EL CLIENTE es responsable de entregar en tiempo y forma la información que le sea solicitada durante la ejecución del Proyecto en cada una de las distintas etapas de implementación.
• En caso de retraso por parte de EL CLIENTE i2T puede dar por terminadas sus obligaciones contractuales anticipadamente sin penalidad alguna. Si EL CLIENTE y i2T acuerdan posteriormente reactivar el Proyecto,se tendría que firmar un contrato (Formulario de Pedido) nuevo.
• EL CLIENTE se dispone a la búsqueda continua con i2T de la menor cantidad CAMBIOS para el éxito del proyecto de modo de minimizar los desarrollos y utilizar la funcionalidad estándar de la solución.
• Los entregables del Proyecto deberán ser aceptados por EL CLIENTE en un periodo no mayor a 5 días hábiles, a partir de la entrega de estos. En caso de que EL CLIENTE no apruebe los entregables dentro de este periodo de tiempo y EL CLIENTE no emita comentario alguno de corrección dentro de este plazo, el/los entregable/s se dará/n por aceptado/s y autorizado/s.